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ERP系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)預備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的成敗。
一、數(shù)據(jù)的分類
根據(jù)數(shù)據(jù)的作用與處理狀態(tài)不同，我們把ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分為初始靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務輸進數(shù)據(jù)、業(yè)務輸出數(shù)據(jù)。
1、初始靜態(tài)數(shù)據(jù)。
一般包括企業(yè)有關架構(gòu)數(shù)據(jù)、代碼、物品工藝路線、初始庫存數(shù)據(jù)、工作中心數(shù)據(jù)等。并根據(jù)企業(yè)所處客觀環(huán)境的變化，對數(shù)據(jù)進行定期與不定期的維護，故靜態(tài)數(shù)據(jù)是相對的。
2、業(yè)務輸進數(shù)據(jù)。
包括材料出進庫數(shù)據(jù)，物品進、出庫數(shù)據(jù)和銷售訂單數(shù)等日常業(yè)務處理數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是企業(yè)日常生產(chǎn)活動中經(jīng)常變動的數(shù)據(jù)，需要隨時維護。
3、業(yè)務輸出數(shù)據(jù)。
包括物品庫存數(shù)據(jù)、可用庫存量與物品的計劃需求量和物品有關本錢、預算對比分析等。是對有關業(yè)務數(shù)據(jù)處理、查詢、匯總和分析結(jié)果的輸出。
企業(yè)從各主要業(yè)務數(shù)據(jù)中抽取一些典型數(shù)據(jù)，作為以后ERP試運行和系統(tǒng)測試的基礎數(shù)據(jù)，各部門應認真預備與本身業(yè)務有關的數(shù)據(jù)，填寫數(shù)據(jù)收集表.
二、數(shù)據(jù)預備的要求
在ERP系統(tǒng)運行前的數(shù)據(jù)輸進與正式運行時相比有很多不同之處，在系統(tǒng)正式運行時，數(shù)據(jù)輸進主要是由企業(yè)的各部分職員人工輸進，輸進的數(shù)據(jù)以交易數(shù)據(jù)為主，主數(shù)據(jù)為輔，一般只需天天將當天的數(shù)據(jù)全部輸進系統(tǒng)結(jié)清即可。
而在系統(tǒng)運行前的數(shù)據(jù)輸進卻需要IT職員的大量直接參與，由于輸進的數(shù)據(jù)不僅包括交易數(shù)據(jù)(主要是未結(jié)的訂單等)，而且還包括大量的主數(shù)據(jù)(例如原材料、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)等等)。
然而，此時數(shù)據(jù)輸進量非常大，而且所有數(shù)據(jù)必須在很短的時間內(nèi)輸進系統(tǒng)。因此，我們應當留意以下幾點要求：
1.做好數(shù)據(jù)輸進職員的公道分工
我們必須在數(shù)據(jù)輸進前做好嚴格的、公道的職員分工，保證數(shù)據(jù)輸進工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)、庫存、訂單、供給商、銷售、客戶等來公道的分組與組內(nèi)分工。
2.保證數(shù)據(jù)正確性
數(shù)據(jù)正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數(shù)據(jù)本身必須是正確的(即數(shù)據(jù)來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數(shù)據(jù)處理有效率無效果現(xiàn)象。
數(shù)據(jù)本身的正確性更多的依靠于企業(yè)各部分數(shù)據(jù)收集職員,他們應當保證上交數(shù)據(jù)是正確的，沒有遺漏、重復,也沒有過期、失實的數(shù)據(jù)。
其次在把收集到的數(shù)據(jù)輸進系統(tǒng)的過程中，不能引進任何附加的錯誤。基礎數(shù)據(jù)輸進的正確與否是決定系統(tǒng)實施成敗的關鍵。
有了正確的數(shù)據(jù)，我們應當保證在數(shù)據(jù)輸進的過程中不能引進任何附加的錯誤。為避免任何輸進的附加錯誤，應采取以下重要步驟：
(1)定義關鍵的數(shù)據(jù)元素，如物料代碼、工藝路線、物料清單、工作中心、訂貨策略、項目類型和損耗率等。
(2)在數(shù)據(jù)輸進系統(tǒng)前，將系統(tǒng)的信息需求與信息使用者的需求進行核對，使每個人提前知道什么信息時可用的、報告是什么樣子。
(3)定義系統(tǒng)的全部信息和信息來源，識別關鍵信息與非關鍵信息。比如表1客戶的信息有很多不同的數(shù)據(jù)項，可以把其中的幾項先載進系統(tǒng)，而其他的數(shù)據(jù)項可以以后再載進或可以先不用。所以要確定哪些數(shù)據(jù)項要求必須載進，哪些是可以以后要載進的，哪些可能永遠不用的，還要指定負責確定所用數(shù)據(jù)項的數(shù)據(jù)庫表、部分和人。
(4)對經(jīng)常變化的數(shù)據(jù)，必須在系統(tǒng)內(nèi)實時反映其變化情況。要定期檢查，假如有必要的話，修改這些數(shù)據(jù)。
(5)建立一個相對公道的數(shù)據(jù)輸進的邏輯順序，避免正確的原始數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)的邏輯輸進不正確造成嚴重的數(shù)據(jù)附加錯誤。
3.保證數(shù)據(jù)輸進的格式
在數(shù)據(jù)輸進前，我們根據(jù)公司的實際情況已經(jīng)設置了相當公道的代碼體系和數(shù)據(jù)格式，為此我們在數(shù)據(jù)輸進時應嚴格按照數(shù)據(jù)的格式進行，這樣可以產(chǎn)生好處：
(1)可以保證數(shù)據(jù)的完整一致。
這樣每個預備客戶信息的人，都知道客戶資料應該包括:客戶名稱、編號、納稅登記號、地址、聯(lián)系人、電話和信用額度等數(shù)據(jù)項，這樣可以保證數(shù)據(jù)的完整與一致性，同時也進步了數(shù)據(jù)輸進的效率與效果。
(2)便于核對數(shù)據(jù)。
對在Excel中輸進好數(shù)據(jù)核對無誤后，就可以把數(shù)據(jù)直接輸進到ERP系統(tǒng)中，并把輸進到ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)天生報表轉(zhuǎn)換成EXCEL格式數(shù)據(jù)，再運用一定的函數(shù)往和Excel中的數(shù)據(jù)進行自動核對，檢驗在輸進過程中是否出錯。這樣核對起來非常輕易，效率也很高并且不會出現(xiàn)錯誤（除非核對公式用錯）。
(3)選擇合適的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換程序。
對于大型企業(yè)基礎數(shù)據(jù)量很大，這時假如仍沿用上述方法工作量就會非常大，這時就需要運用專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，把按一定格式的預備數(shù)據(jù)（比如EXCEL）轉(zhuǎn)換成ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫格式。這樣既可以保證數(shù)據(jù)錄進的效率又可以保證數(shù)據(jù)格式的正確性。
4.保證數(shù)據(jù)關系安全性
ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關系非常復雜，除了由關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)強制實現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫級的關系外，還有很多由系統(tǒng)的應用程序來保證的應用程序邏輯(例如一種原材料必須具有一個預先指定的存儲該類材料的倉庫，一個職員必須具有一個預先定義的該職員所屬的部分類)。無論采用何種辦法，任何輸進系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須同時滿足這兩種限制條件，否則可能對系統(tǒng)產(chǎn)生不可預料的后果。
5.做好數(shù)據(jù)格式設計與數(shù)據(jù)輸進的職員溝通與部分協(xié)調(diào)
高效率的ERP系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)來源于企業(yè)生產(chǎn)第一線，因此數(shù)據(jù)的收集在很大程度上依靠于企業(yè)的第一線職員。因此應該在與一線職員充分交流與溝通的基礎上設計出他們能夠理解和操縱的公道數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)表，供他們收集整理數(shù)據(jù)之用。
同時，ERP系統(tǒng)又跨若干個部分，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)來源于各個部分，同時這些數(shù)據(jù)之間具有一個的邏輯關系。為了做好數(shù)據(jù)的收集與輸進工作，保證數(shù)據(jù)輸進的高效率，必須做好各部分職員的溝通與協(xié)調(diào)工作，并運用各種激勵措施進步相關職員的積極性，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸進的一致性和完整性。
綜上所述，ERP系統(tǒng)試運行前的數(shù)據(jù)預備是一個相當繁瑣的工作，是一個系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的成敗。為此實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負責人一定要做好有關數(shù)據(jù)預備的治理工作，同時有關參與職員也應該做好密切的配合工作，終極保證企業(yè)ERP系統(tǒng)的成功實施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟效益。
