商務(wù)咨詢
確保庫存記錄的準(zhǔn)確性
為運行ERP系統(tǒng),庫存記錄的準(zhǔn)確度要求達(dá)到95%以上。如何才能達(dá)到這樣的庫存準(zhǔn)確度?回答這個問題,要涉及到一些基本的管理原則,要向有關(guān)人員提供恰當(dāng)?shù)墓ぞ呷プ龊霉ぷ?span lang="EN-US">,通過教育和培訓(xùn)教會人們?nèi)ナ褂眠@些工具,并明確人們的職責(zé)。這些基本的管理原則包括一絲不茍的工作態(tài)度,受限訪問的庫房,好的事務(wù)處理系統(tǒng)和循環(huán)盤點制度。
(1)一絲不茍的工作態(tài)度。一絲不茍的工作態(tài)度是指人在獲得和維護(hù)庫存記錄準(zhǔn)確性方面的作用。庫房人員必須理解庫有記錄準(zhǔn)確性是非常重要的,因此,他們本身的工作是非常重要的。企業(yè)必須讓這些人員知道:
1)ERP對企業(yè)的未來是十分重要的,它將使企業(yè)更興旺,使其工作史可靠。
2)物料需求計劃是使ERP正常工作的關(guān)鍵部分。
3)庫存記錄準(zhǔn)確性是使物料需求計劃正常工作的關(guān)鍵部分。
4)負(fù)責(zé)庫存記錄準(zhǔn)確性的人員是非常重要的,他們工作的好壞有著重大的影響。
(2)受限訪問的庫房。受限訪問的庫房是確保庫存記錄準(zhǔn)確性的“硬件”部分。在大多數(shù)情況下,受限訪問的庫房是指有一個物理上的可靠區(qū)域,面起來而且上鎖。這主要涉及到責(zé)任問題。為了讓庫房的工長真正能夠?qū)齑鏈?zhǔn)確性負(fù)起責(zé)任,必須向他提供必要的工具,其中之一就是控制進(jìn)出庫房的能力。也就是說,除了工作需要應(yīng)限制其他人員訪問倉庫,然后,庫房工長可以理所當(dāng)然地對庫存準(zhǔn)確性的結(jié)果負(fù)責(zé)。
(3)好的事務(wù)處理系統(tǒng)。好的事務(wù)處理系統(tǒng)是獲取庫存記錄準(zhǔn)確性的“軟件”部分。記錄庫存事務(wù)和更新庫存余額數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是簡明的和反映實際情況的。
簡明是指容易理解和容易使用。這樣,事務(wù)處理類型不應(yīng)太多。物料的進(jìn)庫和出庫是兩種事務(wù)處理類型。這些事務(wù)處理有計劃內(nèi)的,有計劃外的,這樣就成了四種類型,再加上從一個庫房到另一個庫房的物料轉(zhuǎn)移,以及其他庫存調(diào)整。這樣,所需要的事務(wù)處理類型不超過10種。有些軟件包含許多不必要的事務(wù)處理類型,造成系統(tǒng)不必要的復(fù)雜,難于操作,于是也難于獲得和維護(hù)庫存記錄的準(zhǔn)確性。應(yīng)當(dāng)記住使用這些工具的是庫房人員,而不是計算機科學(xué)的博七。所以越簡明越好。
事務(wù)處理系統(tǒng)還應(yīng)有效地反映庫房里出現(xiàn)的真實情況。例如,每當(dāng)有物料項目進(jìn)出庫時、庫存余額記錄應(yīng)當(dāng)隨之更新。庫存記錄的更新雖然不需要實時處理,但也是相當(dāng)頻繁的,而且應(yīng)在實際事務(wù)發(fā)生后立即來做,絕不允許超過24小時才進(jìn)行處理。
(4)循環(huán)盤點。循環(huán)盤點是得到并保持庫存記錄準(zhǔn)確性的有效途徑,是指每大對庫存中的部分物料項月進(jìn)行盤點,從而使一年中對所有物料項目的盤點次數(shù)達(dá)到預(yù)定的值。對一項物料進(jìn)行盤點的時間間隔稱為該項物料的盤點周期。一年中對某項物料進(jìn)行盤點的次數(shù),稱為該項物料的盤點頻率。
循環(huán)盤點的目標(biāo)主要包括以下各點:發(fā)現(xiàn)出錯原因并消除之;檢測系軌運行結(jié)果;校正不準(zhǔn)確的記錄;取消年度庫存盤點以及提高循環(huán)盤點人員的素質(zhì)。
發(fā)現(xiàn)出錯原因,并消除之。每當(dāng)發(fā)現(xiàn)識破錯誤,就要校正庫存記錄,同時找出原因。這些原因可能是庫存安全沒有得到切實保證、軟件故障、不合理的規(guī)程,也許是對庫房人員培訓(xùn)不足等等。
檢測系統(tǒng)運行結(jié)果。循環(huán)盤點可以對工作現(xiàn)狀作出評價。定期地給出關(guān)于準(zhǔn)確性的百分?jǐn)?shù),可以使人們知道庫存記錄是否充分準(zhǔn)確。確定庫存記錄數(shù)據(jù)百分比的方法是以一項物料的實際盤點數(shù)為分母,以實際盤點數(shù)與庫存記錄數(shù)之差的絕對值分子,得到一個分?jǐn)?shù)。將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù),如不超過計數(shù)容限,則認(rèn)為此項物料的庫存記錄是準(zhǔn)確的,否則認(rèn)為是不準(zhǔn)確的。然后,以物料總數(shù)為分母,以庫存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的物料數(shù)為分子,又得到一個分?jǐn)?shù),再將此分?jǐn)?shù)化為百分?jǐn)?shù)即是庫存記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的百分比。
校正不準(zhǔn)確的記錄。當(dāng)循環(huán)盤點的結(jié)果和計算機中的記錄不相匹配時,那么應(yīng)重新清點有關(guān)項目。如果兩次清點的結(jié)果相同,則應(yīng)校正計算機中所存的庫有余額記錄。
取消年度庫存盤點。年度庫存盤點一般是出于財務(wù)審查的日的。由于庫存記錄的準(zhǔn)確度已達(dá)到了95%,所以,年度盤點已無必要,從而可以消除由于年度盤點而造成的停產(chǎn)。
提高循環(huán)盤點人員的素質(zhì)。通過循環(huán)盤點,盤點人員能熟練地識別零件,獲得精確的記錄,調(diào)整偏差、找到解決系統(tǒng)錯誤的方法,使得庫存記錄更精確。
常見的循環(huán)盤點方法有三種,下面分別進(jìn)行討論。
1)ABC分類法。物料的ABC分類的依據(jù)是 Pareto 定律。 Parcto 是19世紀(jì)意大利一位經(jīng)濟(jì)學(xué)家,他發(fā)現(xiàn)當(dāng)時意大利80%的財宮集中在20%的人手里。后來人們發(fā)現(xiàn)很多場合都服從這一規(guī)律。于是稱之為 Parcto 定律。ERP軟件一般都有對物料進(jìn)行ABC分類的功能。做法很簡單,只需將所有物料按使用價值(用量×單位成本)排序,然后按所排次序逐項累加,累加到占總價值80%所涉及的物料屬于A類再繼續(xù)累加占總價值15%的物料屬于B類,其余物料屬于C類。ABC三類物料的庫存記錄準(zhǔn)確性計數(shù)容限不應(yīng)相同,例如可分別設(shè)為1%、2%、5%。盤點周期也不應(yīng)相同,例如A類物料每月盤點一次;B類物料每季盤點一次;C類物產(chǎn)每半年盤點次。于是得到A、B、C三類物料的盤點頻率分別是12、4和2。每天盤點的物料項目數(shù)可按如下方法求得：先按類分別求出物料項目書數(shù)與相應(yīng)的盤點頻率的乘積，在求出所有這些乘積之和，然后把所得到的的和除以一年的工作日數(shù)。按上面設(shè)定的盤點頻率，我們給出如下一個例子。
2)分區(qū)分塊。為了提高盤點的效率,將庫存項目按所在的區(qū)域分組,這種方法常用于分區(qū)存放系統(tǒng)以及在制品或中間庫存的盤點。對每個區(qū)整個盤查一次,并與庫存記錄相比較,分區(qū)管理員以一個固定周期進(jìn)行盤點。
3)存放地點審查法。通常每個庫房內(nèi)都有很多庫位。如果物料放錯了地方,正常的循環(huán)盤點就不能進(jìn)行,存放地點審查法用于準(zhǔn)確地確定物料的有效地點,使用這種方法時,所有的庫位都做了編號,每個盤點周期對確定的物料進(jìn)行檢查,通過對每個庫位上的物料代碼與庫存記錄中的進(jìn)行比較,核實每項物料所在的庫位,這種方法是容易實施的,因為它只需要核物料代碼而不需要檢查物料的數(shù)量。
盤點方法的選擇取決于庫存系統(tǒng)的實際情況,對于快速周轉(zhuǎn)的物料項目，區(qū)分塊法是有效的方法;對于有許多庫位的庫房,ABC分類方法和存放地點審查法結(jié)合
一起將會更有效。
循環(huán)盤點可以當(dāng)做一項制度,同時也允許在特別需要時做一次物別盤點。
在循環(huán)盤點之后,應(yīng)產(chǎn)生一份循壞盤點報告。報告中包括所盤點的物料的代碼、存放地點、度量單位、原記錄數(shù)量、盤點數(shù)量、庫存記錄準(zhǔn)確性百分比等重要信息。如果盤點結(jié)果與庫存記錄之間出現(xiàn)偏差、則要進(jìn)行分析。如果偏差在計數(shù)容限范圍之內(nèi),則將庫存記錄調(diào)整為盤點結(jié)果:如果偏差超出了計數(shù)容限,則作出標(biāo)記,留待進(jìn)一步處理,其中包括查找出錯原因并消除之。
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