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物料編碼對于制造類企業供應鏈管理作用不可說不巨大，影響不可謂不深遠，甚至是任何一個ERP系統優化不得考慮的關鍵環節！然而，影響編碼原則的因素有很多，但歸根結底就是由于對ERP編碼原則的認識不清所致。
筆者在與行業人士的交流中體會到一種共識：沒有一個放之四海而皆準的物料編碼規則。物料編碼在應用領域具有各自的行業特點，甚至物料數據狀態、流程以及處理方式不同而導致行業內企業的編碼也大相徑庭。
各個ERP廠商基礎管理之物料編碼的機制也存在巨大的差異，主要體現在自動與手工，程序算法對編碼的處理效率兩個方面。有通過手工輸入物料編碼而沒有校驗碼機制的，也有無視編碼壓縮而導致檢索、分析、查詢、計算等操作效率天壤之別的。
自動編碼方式是將物料按照某個緯度進行分類，確定編碼的規則，操作人員在做新增物料操作時，系統根據物料的屬性選擇自動生成編碼的機制。好的編碼機制應該是簡單的、便于機器操作的、同時應該是細致的，雖然沒有一個公認完美的編碼機制，但是在長期實踐中，還是能總結出一些物料編碼的原則。
物料編碼原則
編碼應該反映分類
在打印報表時，同類之數據才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編號時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后編以幾位碼的流水號，如果擔心日后有新增資料發生，則可以在分類號或流水號中預留一些空號以便日后可以插入。
編碼應該反映順序
排序是計算機強大功能之一，資料在打印或查詢時通常會依資料編號的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在打印時按照某一種順序來排列，就應該在編號時對于資料編號之大小順序事前加以規劃。
變動屬性不應納入編碼
有些資料之某項屬性如果在未來有可能發生變動，則絕不可將該屬性納入編碼中。否則，一旦發生變動時，是否要修改編碼將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編碼中，因為員工調動部門是經常可能發生的。其它如客戶所屬之責任區，商品之分類別 (Group Code)，業務員的所屬區域等等。正確的方法應將這些屬性另設獨立的字段表達。
編碼愈簡短愈好
編碼之目的在求簡化，如此，可以節省閱讀、抄寫、輸入的作業時間，增加數據處理之效率；再者，由于編碼簡短，在處理的過程中出錯的機率也能夠因而降低，因此編碼位數愈少愈好。
避免采用有意義編碼
很多人在設計編碼時都希望讓編碼反映某些意義，目的在使編碼容易記憶或者可以望字生義。因此往往以英文單詞前綴或縮寫字母冠于編碼上。在物料編碼時則喜歡把一些規格、尺寸等屬性直接反映于料號中。
或許在資料筆數少時，這種方式的確可以獲得一些方便，但在資料筆數龐大時，此法事實上已收不到易記的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編碼原則難以兼顧，結果只是徒增編碼工作的困擾。
有許多公司，特別是電子電機裝配業常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編碼工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續下去。再不然就是勉強將現行料件都編上了料號，結果日后有新增的料件時，卻發覺實在不易遵行原來的原則來進行新料件的編碼工作。
事實上，料號僅是料件的代碼。是在計算機化時作為使用者與計算機之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，如果能體認這一觀點，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內就完成整個編碼工作。
避免使用英文字母
就是說最好全部用阿拉伯數字來編碼。一則可使鍵入編碼的作業效率提至最高，一則可避免數字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編碼之前幾碼，且位數必須一致。千萬要避免英文字母與數字混雜使用。
避免使用特殊符號
有人為了使編碼段落分明而在編碼中使用“-”符號，或者在編碼中夾雜“*”“．”“/”等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編碼時亦會造成不便，因此最好避免采用。其實編碼在使用一段時間后自然會適應，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落分明。如果非用這些符號不可，則應該讓符號出現之位置加以固定，否則反而易生困擾。
編碼長度應求一致
編碼長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發現異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實際編碼時很難求取編碼位數之一致，則至少要求同一類者位數一致。
編碼應有防錯功能
當編碼位數愈長時，我們在閱覽、口述、輸入一串阿拉伯數字構成的編碼時，發生錯誤、漏字、次序顛倒、重復等錯誤的機率就愈為頻繁。有時這種錯誤會導致資料張冠李戴之嚴重后果。因此只要編碼長度超過六碼以上者，就應該考慮在編碼后加上一位驗證碼，而視為編碼的一部份。如此我們即可用計算機來判斷并警告資料輸入時發生的錯誤。
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