據相關統計，倉庫的庫存金額占企業大約80%以上的財產，所以，倉庫管理夠不夠好，安不安全，直接關系到企業的發展。

雖然企業在千方百計的改善倉庫管理的水平，但是，在實際操作中，還是存在一些管理漏洞，如年底盤點時，倉庫賬目與實際庫存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉庫管理員自己都不清楚。為了幫助企業更好的管理倉庫，在ERP系統中，會給倉庫加了不少的限制，以最大程度保障企業庫存的準確性與安全性。

一、設置虛擬倉庫，廠外的材料也能有效控制

企業在生產管理中，有時候需要委外加工。如有個訂單，企業若自己生產的話，無法滿足客戶的交期。所以，就把這張訂單委托給外面的加工商進行生產。加工商根據企業給的加工任務，到企業領取原材料。但是，因為這個加工商在企業內部，那企業要如何管理這些因委外生產而發出去的物料呢?

在手工管理中，主要存在如下問題：

1、委外的材料，企業無法有效進行追蹤。倉庫只把材料發出去就算了，沒有后續的追蹤。當加工商把委外生產的產品入庫時，倉庫管理人員對剩余的材料也不做處理，即使有多余的材料，其也不向加工商索取。

2、有時候，企業會把有些常用的原材料，如PVC料、包裝袋等常規材料，多發給加工商，而不是根據生產的需用量來發料。對于這些材料如何追蹤與管理，是一個非常頭疼的問題。我遇到過一個客戶，其就碰到了這些問題，他們的產品都有美規認證，在產品包裝時，需要貼美規認證的標志。企業為了管理的方便，就把標簽一次性發給加工商很多，由于缺乏有效的追蹤，結果發現，加工商竟然用企業的安全標簽，貼在其他公司的產品上，讓企業蒙受了不少損失。所以，企業希望能夠對其加強控制。

在ERP管理中，我們可以把加工廠當作是企業的一個倉庫，發給加工商的材料，都當做材料的移庫，即把原材料從企業的原材料倉庫移到加工商倉庫，當成品入庫時，再利用“自動扣料”等功能，把材料從加工商倉庫扣除。

如此，企業要求對方生產多少，對方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業多發材料給加工商，也沒有關系。可以通過查詢加工商倉庫，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無論是時候追蹤，還是發料扣減，都非常的方便。

虛擬倉庫在銷售上，也有一個非常妙的作用。

如有的客戶比較刁，當企業把產品發給客戶，客戶接收時，按照正常情況來說，企業此時可以確認銷售收入，產生應收賬款，但是，比較刁蠻的客戶，就不同意這么做，要等自己把產品用掉以后，企業才能開始計算應收賬款。這種處理方法在一些內資的中小企業，特別常見。客戶是上帝，企業有時候為了利潤，也只能服從與客戶。

遇到這種情況該如何處理呢?按照常規流程，當企業出貨單審核時，就可以開始計算應收賬款。但是，若按照這種情況，企業要等客戶通知后才能產生應收賬款，這就相當于企業發出的貨，只是暫時寄存在客戶那邊，還是屬于企業的財產，但是，實物又不在企業內部。

此時，也可以通過ERP的虛擬倉庫解決這個難題。可以設置一個客戶倉庫的虛擬倉庫，當企業發貨給客戶時，先不開銷貨單，而直接開庫存轉移單，把成品從企業的成品倉庫轉移到客戶倉庫，當客戶用掉，通知企業可以開發票計算應收賬款時，企業再開銷貨單，減少客戶倉庫中的客戶數量。

如此，企業只要一查客戶倉庫，就可以知道客戶還有多少產品沒有消化，企業也可以針對此，想一些解決措施。若結合批號管理等功能，還可以查詢客戶倉庫里的產品分別是什么時候發的，這更有利于企業進行跟蹤控制。

二、不允許負數出庫，如此，倉庫就不會虧空

利用以前一些簡單的進銷存系統，有時候會有一個奇怪的現象。如有時候會發現，系統的帳上，倉庫物料庫存數量竟然會是負數，這與實際明顯不符。物料最多用完，數量為零，怎么會出現負數呢?出現負數，則說明庫存的帳目與實際肯定不符。這是一個明顯的錯誤。

在ERP系統中，加入了這一控制，即不允許負數出庫。這可以督促用戶，及時輸入單據。

在實際管理中，可能會出現這一問題。如供應商上午10點送來材料，在材料還沒入庫點收，生產人員為了趕交期，就跟倉庫人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產線上，進行生產。而倉庫人員會以材料沒有入庫為借口，不入入庫單；而車間人員事后補領料單領料。入庫沒入，直接領料，庫存數量就會出現負數。有了倉庫不能負數出庫的限制，則在ERP系統帳上沒有材料的數量時，領料單無法審核，領料人員也就領不出材料了。

這個限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發現問題就處理一個問題，而不會相互的推委，最后，導致問題一大堆。

一般在ERP項目的后期，ERP實施顧問都會推薦用戶設置負數出庫的限制，特別是生產企業，因為庫存數量不準，直接會影響到MRP等物料需求的計算。所以，為了保障企業帳實相符，顧問會建議，在ERP運行穩定后，進行一次大規模的庫存盤點。庫存數量準確后，然后進行負數出庫限制，這可以最大限度的保證MRP等需求計劃的準確性，提高ERP的利用效率。